אימות חתימהלא ניתן לעשות אימות של מסמך בעניין של עצמו, שכן סעיף 10 לחוק הנוטריונים, תשל"ו - 1976 קובע כי לא ישתמש נוטריון בסמכות מסמכויותיו בעניין של עצמו וכו'. כאשר החתימות על המסמך הם בשם חברה, יש להשתמש בטופס 9 לתקנות, שהוא אימות חתימה של אדם בשם תאגיד או בשם אדם אחר. על הנוטריון לוודא את זהותם של האנשים החותמים בפניו, ואת היותו של האדם מורשה חתימה בשם החברה. יש לאמת זאת ע"י ראיה בכתב אשר יש לצרפה לעותק האישור הנוטריוני אשר נשאר בידי הנוטריון (סעיף 14 לחוק הנוטריונים+תקנה 3 לתקנות הנוטריונים).
הנוטריון יציין באישור עצמו את מהות הראיה, את הרשות או האדם שהוציאה ואת המועד להוצאתה. כשהחתימה היא בשם התאגיד, הראיה בכתב תהיה על פי פנקס המתנהל על פי חיקוק, או על ידי מסמך אחר שיש בו ראיה לדבר.
על כן, יש לבדוק קודם כי התאגיד קיים, דהיינו לבקש תעודת רישום של החברה.
כן יש לבדוק במסמכי התאגיד כי החותם אכן רשאי לחתום בשם החברה, ועדיף לדרוש אישור מעו"ד או רו"ח החברה כי החותם אכן מורשה חתימה. התקנות מתייחסות בנפרד לחתימה של אדם פרטי (טופס 1) ובנפרד לחתימה בשם אחר (טופס 9).
ניתן לצרף את הניסוח של אימות חתימה רגיל לטופס של אימות חתימה בשם אחר, כך שיהיה ברור מי חותם, מה אופן הוכחת זהותו ובשם מי הוא חותם.
(ראה: יונה דה-לוי- בספרו דיני הנוטריון ותולדותיהם, עמ' 268). ניתן לאגד באותו מסמך נוטריוני אימות חתימה של כמה מסמכים ע"י אותו אדם.
יש לפרט בטופס כי האדם חתם על מסמכים המסומנים א', ב', ג', וכו' ולציין על הנספחים את מספרם. בטופס מס' 1 טופס אימות חתימה, ישנם שני תאריכים שעל הנוטריון למלא: היום בו חתם הלקוח מייפה הכח, והתאריך בו אישר הנוטריון את החתימה. הכלל הוא כי הפעולה הנוטריונית והחתימה יתבצע באותו מועד.
רק במקרים מיוחדים, בהם לא ניתן לעשות כן, כמו במקרה של חתימת הלקוח מחוץ למשרד או מתן שירות בחו"ל, יישא האישור שני מועדים- את מועד החתימה של הלקוח ואת מועד הוצאת האישור הנוטריוני.
(עו"ד ונוטריון יונה דה לוי (דיני הנוטריון ותולדותיהם), עמוד 269)
המספור של הטופס יינתן במועד הוצאת האישור הנוטריוני, למרות שנחתם עוד קודם לכן. הנוטריון רשאי לאשר שהחותם על המסמך בשם זולתו, היה מוסמך לכך (סעיף 7(2) לחוק הנוטריונים, תשל"ו 1976), ולצורך כך עליו לוודא את זכותו של האב לחתום בשם ילדיו בהוכחה ע"י מסמכים שיש בהם ראיה לדבר (סעיף 14, שם).
אם פעולת הקטין טעונה הסכמה או אישור לפי הפרק הראשון של חוק הכשרות המשפטית והאפוטרופסות, התשכ"ב 1962, יוכל הנוטריון לתת את האישור רק אם הוכחה לו ההסכמה ע"י תעודה ציבורית (פסק דין) או הסכמת הקטין במעמד הפעולה או הוספה לנוסח שהאישור כפוף להסכמה כזו.
נראה כי באם ההסכמה לחתימה ניתנה ע"י תעודה ציבורית (ובמיוחד מכיוון שזו פעולה שנדרש עליה אישור בית המשפט על פי סעיף 20 לחוק הכשרות המשפטית והאופטרופסות, התשכ"ב - 1962) כי אז אין צורך בחתימת הקטין על האישור, ויש להשתמש בטופס 9 לתקנות הנוטריונים, תשל"ז - 1977, ולצרף לעותק האישור הנוטריוני שיישמר בידי הנוטריון, את התעודה הציבורית ואת הוכחת הזהות של החותם. רק באם ההסכמה לחתימה ניתנה ע"י הקטין במעמד הפעולה כי אז יש להשתמש בטופס 2 לתקנות. את האב יש להחתים על טופס 1 לתקנות.
אישור בשפה שאינה מובנת לנוטריון או ללקוחיש שתי אפשרויות של תרגום מסמכים בפני נוטריון:
- כאשר הנוטריון מבין את השפות ומתרגם במדויק את המסמך, (לתשומת הלב כי ניתן להיעזר בשירותי תרגום, לבדוק את התרגום מול המסמך בשפה הזרה, ולציין על הטופס כי הנוטריון בדק את נכונותו בעצמו), הטופס הנדרש הוא טופס 6 "אישור תרגום". השכר הנגבה הינו בהתאם לקבוע בסעיף 3 (א) לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים).
במקרה זה אין צורך בתצהיר למתרגם.
- כאשר הנוטריון אינו מבין את שפת המסמך הזר, והוא נעזר בשירותי מתרגם חיצוני, אז הטופס הנדרש הוא טופס 7 "אישור הצהרה". השכר הנגבה הינו בהתאם לקבוע בסעיף 6 לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), ותשלום למתרגם.
זו הצהרה של המתרגם ואיננה אישור תרגום של הנוטריון. במקרה זה יש להוסיף על האישר הנוטריוני את הנדרש בסעיף 14 (א) לתקנות הנוטריונים:
"אישור זה אינו מהווה אישור נכונותו של התרגום על ידי הנוטריון על פי סעיף 7 (4) לחוק הנוטריונים, התשל"ו - 1976".
בטופס מספר 6 "אישור תרגום", על הנוטריון לציין האם המסמך שאותו מתרגמים הוא המקור או העתק וכדומה. משכך, ניתן לתרגם מסמך שהינו צילום. אימות חתימה הינה פעולה נוטריונית, וחלה על הנוטריון החובה לוודא כי הלקוח מבין על מה הוא חותם ולצורך כך נדרש הנוטריון להבין את המסמך במהותו.
אשר על כן, נדרש תרגום שיהא מצורף לאישור הנוטריוני, יחד עם תצהיר המתורגמן. העיקרון הבסיסי העולה מהחוק ומהתקנות, לגבי האישורים הנוטריוניים, הוא כי הנוטריון נושא באחריות כי הוא והלקוח מבינים את המסמך הן מילולית והן מהותית. הדבר נכון במיוחד כאשר מדובר במסמך שהוא בשפה זרה. על הנוטריון להבין את שפת המסמך ו/או לוודא כי המסמך מתורגם להנחת דעתו וכן כי הלקוח מבין את כל מה שכתוב במסמך, בכל השפות.
ההוראות החוקיות הישירות לעניין זה הן:
סעיף 15 לחוק הנוטריונים, תשל"ו - 1976 קובע כי:
"לא יאשר נוטריון נכונותו של תרגום אלא אם הוא שולט בשפה בה נערך המקור ובשפה שאליה תורגם, והוא עצמו ערך את התרגום או בדק את נכונותו".
תקנה 7 לתקנות הנוטריונים, תשל"ז - 1977, קובעת:
(א) נוטריון לא יתן אישור לגבי מסמך שנערך בשפה שאינה ידועה לו אלא לאחר שצורף למסמך תרגום לשפה המובנת לנוטריון, המלווה על ידי תצהיר המתורגמן בדבר שליטתו בשפות המקור והתרגום ונאמנותו של התרגום: הנוטריון יפרש באישורו את שמו ומענו של המתרגם ויצרף את התרגום ואת התצהיר לעותק היאשור שישמר בידיו.
(ב) למבקש לעשות פעולה בפני נוטריון במסמך שנערך בשפה שאינה ידועה למבקש, לא יתן הנוטריון אישור על עשיית הפעולה אלא לאחר שתורגם המסמך למבקש לשפה המובנת לו על ידי הנוטריון עצמו, או על ידי מתרגם אחר והמבקש המציא תצהיר מאת אותו מתרגם כי הוא שולט בשפות המקור והתרגום וכי התרגום הינו מדוייק ובלבד שנחה דעתו של הנוטריון שאמנם המתרגם שולט בשתי השפות: דרכי התרגום יפורשו באישור.
תקנה 14 לתקנות הנוטריונים, תשל"ז - 1977:
(ב) על אף האמור בתקנה 7 לא יקבל הנוטריון תצהיר או הצהרה אחרת הכתובים בשפה שהנוטריון אינו מבין אותה.
תקנה 14 א לתקנות הנוטריונים, תשל"ז - 1977:
(א) נוטריון העורך אישור על קבלת תצהיר או הצהרה אחרת של מתרגם לעניין נאמנותו לשפת המקור של תרגום שערך, יציין על גבי האישור: "אישור זה אינו מהווה נכונותו של התרגום על ידי הנוטריון על פי סעיף 7 (4) לחוק הנוטריונים, התשל"ו - 1976".
(ב) הנוטריון יסביר למבקש האישור קודם לעריכת האישור את משמעות ההערה על גבי האישור כאמור בתקנה משנה (א).
אי לכך, נראה כי יש לתרגם את המסמך כולו ובכלל זה את כל השפות המופיעות בו. במידה והנוטריון אינו מבין את כל השפות הכתובות, יש לדאוג לתרגום של השפות שאינו מבין, כמו כן, על הנוטריון לוודא שהשפות הזרות הרשומות במסמך ואינן מובנות ללקוח, יתורגמו ויוסברו לו. בכל מקרה על הנוטריון לפרט באישור את הדרכים בהם נקט. שכר הטרחה במקרה זה יהיה על פי סעיף 6 של תקנות הנוטריונים (שכר שירותים) תשל"ט - 1978. ניתן לאשר את נכונות התרגום לגבי מספר מסמכים באישור אחד. באישור יש להבהיר במדויק מהו התרגום שמאשר איזה מסמך, ולציין כל אחד באות או במספר. השכר עבור התרגום ייגבה עבור כל מסמך לחוד ולא כביכול מדובר במסמך אחד. (ראה גם ספרו של יונה דה לוי, דיני נוטריון ותולדותיהם, עמ' 190). יש לתרגם רק את צו קיום הצוואה (ובהתאם שכר הטרחה), ולהוסיף הערה המסבירה את המצב המשפטי. (ראה יונה דה לוי, דיני הנוטריון ותולדותיהם, עמ' 191).
אישור העתקוועדת הנוטריונים בלשכת עורכי הדין דנה בסוגיה, והחליטה כי ניתן לאשר העתק מפלט מחשב, אך צריך לציין זאת באישור עצמו, כאמור בטופס 5, כדלהלן:
אישור העתק (טופס מס' 5)
"מאשר כי המסמך שלעיל (המצורף והמסומן באות/מספר...........) (שמעבר לדף) הינו העתק מדויק של מסמך שאינו המסמך המקורי ואינו העתק מאושר של המסמך המקורי, שנערך בשפה...............ושהוצג בפני..............."
לדעתנו, כאשר נוטריון מאשר פלט מחשב, עליו לציין באישור כי מדובר במסמך אשר הינו תדפיס מחשב ממאגר המידע של............" יש צורך בהבנת המסמך על מנת לאשר העתק שלו.
סעיף 12 לחוק הנוטריונים, תשל"ו - 1976 מציין כי: "לא יאשר נוטריון מסמך פלוני הוא העתק נכון מהמקור, אלא אם המקור הוצג לפניו והוא השווה זה אל זה ומצאם שווים".
תקנה 7 (א) לתקנות דורשת כי נוטריון לא ייתן אישור לגבי מסמך שנערך בשפה שאינה ידועה לו אלא אם הוא מלווה בתרגום.
ישנם שיקולים שונים לגבי החיוב של הנוטריון להבין את תוכן המסמך ובהם:
- על הנוטריון להכיר את השפה כדי שלא ייווצר מצב של אישור מסמך שאינו חוקי מבחינת התוכן (יונה דה-לוי בספרו "דיני הנוטריון ותולדותיהם", עמ' 180).
- על הנוטריון להיות מסוגל לקרוא את המקור ואת ההעתק על מנת להשוות ביניהם (כמובן יש לבצע את הצילום במשרדו של הנוטריון).
- על הנוטריון לדעת באיזה שפה מדובר, לצורך השלמת טופס מס' 5, הדורש להשלים את שם השפה. באם הנוטריון אינו מכיר את השפה, לעיתים גם לא יידע באיזה שפה מדובר.
אולם, אם רוב המסמך כתוב בשפה המובנת לנוטריון והכיתוב בשפה שאינה מוכרת לו הוא טפל למסמך, נראה כי ניתן יהיה לתת אישור העתק נכון מהמקור.
יש לנקוט במשנה זהירות כאשר ניתן אישור במקרה זה, כגון: צילום ההעתק במשרדי הנוטריון, תרגום במקרים מתאימים ואף אי עריכת האישור במקרים מסוימים.
כמובן, האמור מדובר רק במסמך של אישור העתק. בכל מקרה אחר יש צורך בהבנת המסמך ע"י תרגום. עו"ד יונה דה לוי בספרו "דיני נוטריון ותולדותיהם", עמ' 182, מציין כי אין לאשר העתק חלקי של מסמך, כגון מכתב או פסק דין, שכן הדבר עלול להטעות.
אבל ככל שמדובר במסמך שאישור של חלק ממנו אינו מטעה, כגון העתק של מספר דפים מדרכון, או העתק של מספר מסמכים מתוך מספר רב יותר של מסמכים אשר אושרו באישור נוטריוני קודם וכרוכים יחד, ניתן לתת אישור העתק לגבי חלק מהמסמך.
במקרה כזה יש לציין בשולי אישור ההעתק, כהערה, כי ההעתק הינו של מסמך זה או אחר, אשר הינו חלק ממסמכים אחרים הכרוכים יחדיו.
למשל: "המסמך הינו עמודים__________ מתוך דרכון ישראלי שמספרו_________".
אישור נוטריוני ב\למדינה זרהחותמת אפוסטיל ניתנות אך ורק ע"י פקידי בית משפט שהוסמכו ע"י שר המשפטים, המאשרים את חתימת הנוטריונים.
יש להכנס לאתר הנהלת בתי המשפט ולוודא היכן ניתן לקבל את השירות הנ"ל. שימו לב, יש לפנות אל בית המשפט במחוז הקרוב למקום הכתובת של הנוטריון שאישר את המסמך, כפי שהיא מעודכנת בפנקס הנוטריונים במשרדינו. אין איסור בחוק הנוטריונים על נוטריון ישראלי לעשות פעולה בחו"ל, כאשר לפעולה הנוטריונית יש זיקה לישראל, כגון: ייפוי כח לגבי מקרקעין בישראל או פעולה נוטריונית בחו"ל של אזרח ישראלי.
בדיון שהתקיים במשרד המשפטים ביום 08.03.11, בשאלת תוקפם של מסמכים שנערכו בחו"ל בידי נוטריון או עו"ד ישראלי, נקבע כי יש לפרש את הדין כמתיר פעולה בחו"ל, בכפוף למגבלות הדין החל במדינה בה פועל הנוטריון. יחד עם זאת, כל רשות בישראל יכולה לקבוע לעצמה את דרכי ההוכחה של מסמכים שנערכו בחו"ל.
יצויין כי בדיון זה לא הוכרעה השאלה בדבר הסמכות לעריכת תצהיר בחו"ל, כיוון שתוקפו של התצהיר תלוי בשאלת תקפות האזהרה הניתנת מחוץ לתחומי מדינת ישראל.
אשר על כן, נוטריון ישראלי יכול לערוך מסמכים נוטריוניים בחו"ל, תוך מתן שימת לב לנקודות הבאות:
- הדין המקומי אינו שולל את הפעולה הן מבחינת הדין הנוטריוני המקומי והן מבחינת דיני המסמך מקומי:
- האישור הנוטריוני תקין ותקף מבחינת דיני הנוטריון הישראליים:
- המסמך תקף בישראל מבחינת הדינים האחרים הרלוונטים לפעולה.
אופציות נוספות העומדות בפני הלקוח הן:
- חתימה על המסמך בפני נוטריון מקומי ואישור של חתימתו בחותמת אפוסטיל או חתימות אחרות (בשים לב האם המדינה חתומה על אמנת האג).
- או חתימה בפני הקונסוליה הישראלית כחתימה בפני נוטריון.
כמו כן, ככל שהמסמך נועד להצגה בפני רשות בישראל, יש לוודא מבעוד מועד כי הרשות אליה מיועד המסמך מכירה במסמכים מסוג ובנוסח הנערך.
יש לשים לב לאמצעי הזיהוי בחו"ל, ראה שאלה נפרדת בעניין זה. יש לפנות לנוטריון מקומי (באותה מדינה זרה) על מנת לאשר את החתימה, לאחר מכן לאמת את החתימה במשרד החוץ המקומי, (לעיתים נדרש לאמת את החתימה במשרד המשפטים המקומי קודם לכן) ואת חתימת משרד החוץ המקומי לאמת בקונסוליה הישראלית במקום. יש לפעול כדלקמן:
1. את חתימת הנוטריון הלבנוני יש לאמת במשרד החוץ הלבנוני.
2. חתימת משרד החוץ הלבנוני תאומת ע"י נציג רשמי של מדינה שלישית שיש לה נציגות בלבנון והמקיימת יחסים דיפלומטיים עם ישראל, היינו שיש לה גם נציגות בישראל.
3. חתימת הנציג הרשמי של המדינה השלישית תאומת במשרד החוץ של אותה מדינה שלישית.
4. נציג ישראל יאמת את חתימת משרד החוץ של המדינה השלישית או לחילופין יש לאמת את המסמך באישור אפוסטיל של המדינה השלישית.
(ספרו של יונה דה-לוי "דיני הנוטריון ותולדותיהם" עמ' 206). תקנות לביצוע אמנת האג (ביטול אימות מסמכי חוץ ציבוריים), תשל"ז - 1977, קובעות כי לגבי מסמך ציבורי שנערך או הוצא במדינת האמנה... יכול שתבוא תעודה לפי האמנה, במקום אימותו (סעיף 3).
על כן מסמך שנחתם ע"י נוטריון מקומי (בחו"ל) ואושר בחותמת אפוסטיל, הוא תקין וניתן לקבלו. כל מדינה קובעת זאת בתקנות כפי שנקבע בישראל בתקנות לביצוע אמנת האג (ביטול אימות מסמכי חוץ ציבוריים), תשל"ז - 1977. על כן כדי לבדוק האם הרשות המוסמכת חתמה בחותמת אפוסטיל יש לבדוק זאת בתקנות הרלוונטיות במדינה זו.
ביטול מסמך נוטריונילא ניתן לתקן אישור נוטריוני שיצא ממשרדו של נוטריון.
על כן, הנוטריון יבקש מהלקוח להחזיר את האישור אליו, ירשום על שני ההעתקים הערה בכתב יד - כי האישור הנוטריוני מבוטל ואת הסיבה לביטולו (כגון טעות סופר) יחד עם התאריך ויוציא אישור חדש, עם מספר חדש ותאריך חדש.
במקום לרשום הערה על העותק של הלקוח, ניתן גם להשמיד את ההעתק שהתקבל מהלקוח אולם יש לשמור על ההעתק המקורי של הנוטריון עליו תירשם ההערה כאמור, יחד עם ייפוי הכוח וצילום תעודת הזהות.
בספר הנוטריונים יש לרשום את האישור החדש ולציין בהערה כי הוצא במקום האישור הישן יחד עם מספרו. ליד האישור המקורי יש לרשום כי הוא בוטל ובמקומו יצא אישור חדש יחד עם ציון מספר האישור.
כמובן אין לגבות שכר טרחה עבור הוצאת האישור החדש ויש לרשום בשכר הטרחה כי לא נגבה שכר בשל טעות הנוטריון.
יש להשתדל להוציא את האישור החדש על סמך ייפוי כוח שייחתם מחדש (בין אם הלקוח ימציא ייפוי כוח חדש מהבנק או ממי שערך אותו, או יוכן ייפוי כוח חדש במשרד הנוטריון).
הוכחת זהותכאשר הנוטריון מבצע פעולה בישראל, חל סעיף 2 לתקנות הנוטריונים תשל"ז - 1977.
(א) נוטריון המתבקש לאמת חתימה על מסמך, לקבל ולאשר תצהיר או הצהרה אחרת או לאשר את עשייתה של פעולה אחרת על ידי אדם פלוני הניצב בפניו או לאשר שאדם פלוני חי, חייב תחילה לברר את זהותו של אותו אדם כמפורט בתקנה זו.
(ב) הוכחת הזהות היא באחת הדרכים האלה:
(1) בידיעה אישית של הנוטריון:
(2) בדרכון או בתעודת זהות המניחה את דעתו של הנוטריון, או בתעודה ציבורית אחרת שיש בה לדעת הנוטריון כדי לזהות את הניצב בפני והנושאת את תצלומו.
(ב1) על אף האמור בתקנת -משנה (ב), הוכחת הזהות של חותם על יפוי כוח לביצוע עיסקה במקרקעין היא בתעודת זהות או בדרכון בלבד.
(ג) הנוטריון יציין באישור הנוטריוני את הדרך שבה הוכחה זהותו של האדם שניצב בפניו.
אם הנוטריון מבצע פעולה בחו"ל, לגבי מסמך המיועד לשימוש בארץ, עליו לנהוג על פי החוק והתקנות הרלוונטיים בישראל, גם אם אמצעי הזיהוי במדינה בה הוא מבצע את הפעולה הם נוספים. תקנה 2 לתקנות הנוטריונים, התשל"ז -1977 קובעת את דרכי בירור הזהות של מבקש האישור הנוטריוני:
- ע"י ידיעה אישית של הנוטריון,
- או ע"י דרכון או תעודת זהות,
- או בתעודה ציבורית אחרת שיש בה לדעת הנוטריון לזהות את הניצב בפני והנושאת את תצלומו.
(כל זאת למעט עסקאות במקרקעין)
אשר על כן, על הפונה להוכיח בפניך את זהותו, ואם אין לו דרכון או תעודת זהות, הרי שבתעודה ציבורית אחרת המניחה את דעת הנוטריון, כך שאין לנוטריון ספק מי האדם העומד בפניו.
יש לציין באישור הנוטריוני את דרך הוכחת הזהות וכן לצרף להעתק הנשאר בידי הנוטריון את העתק התעודה. תקנה 2 לתקנות הנוטריונים, התשל"ז - 1977 קובעת את דרכי בירור הזהות של מבקש האישור הנוטריוני: ע"י ידיעה אישית של הנוטריון, ע"י דרכון או תעודת זהות, או בתעודה ציבורית אחרת שיש בה לדעת הנוטריון לזהות את הניצב בפניו והנושאת את תצלומו.
בשנת 2009 נחקק "חוק הכללת אמצעי זיהוי ביומטריים ונתוני זיהוי ביומטריים במסמכי זיהוי ומאגרי מידע, התש"ע - 2009". החוק הנ"ל מסדיר בין היתר את האפשרות של משרד הפנים להנפיק תעודת זהות ביומטרית אשר כוללת אמצעי זיהוי ביומטריים או נתוני זיהוי ביומטריים. מסתבר כי בתעודת הזהות הביומטרית אין ציון של מקום ההנפקה כפי שהיה עד עתה וכפי שנדרש באישורים הנוטריוניים השונים.
לאור האמור לעיל, יש לציין באישור הנוטריוני במקום הנדרש: "שזהותו(ה) הוכחה לי על פי תעודת זהות(ה) הביומטרית, מספר............שהוצא(ה) על ידי משרד הפנים בישראל ביום ................)
לתשומת הלב, יש לצרף להעתק הנשאר בידי הנוטריון צילום של תעודת הזהות הביומטרית.
חותם וחותמת הנוטריוןתקנה 18 לתקנות הנוטריונים, קובעת כי אישור נוטריוני ייחתם בידי הנוטריון ויוטבע בחותמו.
דוגמאות לחותם הנוטריון נמצאת בתוספת השלישית לתקנות הנוטריונים ואין לסטות מהדוגמאות הללו.
- בעיגול החיצוני של החותם צריכה להופיע המילה "נוטריון" בשלוש מארבע השפות: עברית, ערבית, אנגלית צרפתית - בכל שילוב שהוא.
- בעיגול הפנימי של החותם צריך להופיע שם הנוטריון בעברית ובלועזית. יש חובה לשם בעברית, והשפה הלועזית נתונה לשיקול דעת הנוטריון.
- אין אפשרות להחזיק שני חותמים שונים.
- על שם הנוטריון להיות זהה לשמו בתעודת הזהות. במידה ולנוטריון יש מספר שמות, ניתן להסתפק בשם אחד בו הוא משתמש כעורך דין (ללא קיצורים בשם).
חתימה כעו"ד וחתימה כנוטריוןיש להקפיד על הפרדה באישור הנוטריוני, כך שהנוטריון יחתום כנוטריון בלבד ולא "עו"ד ונוטריון".
אין האמור חל על השימוש בנייר לוגו, שהוא אפשרי.
כוחו של אישור נוטריוןאישור של נוטריון יהיה ראיה מספקת בהליך משפטי ללא צורך בראיה נוספת (סעיף 19 לחוק).
אולם אין בכך כדי להיחשב כאילו הופקד בבית משפט.
באם מדובר בצוואה, כי אז עריכת צוואה בפני נוטריון נחשבת כצוואה בפני רשות.
כשרות משפטית של המצווהסעיף 4(ד) לתקנות הנוטריונים, מדבר על בירור הכשרות המשפטית וחופשיות הרצון, והתקנה קובעת כי "נוטריון לא ייתן אישור על עשיית פעולה אם בכל נסיבות העניין לא שוכנע שהניצב בפניו פועל מרצונו החופשי ושהוא מבין הבנה מלאה את משמעות הפעולה".
על כן אם יש לנוטריון חשש לגבי כשרותו הנפשית של הלקוח, עליו לוודא כי הלקוח אכן כשיר, ע"י אישור רפואי או ע"י חו"ד פסיכיאטר וכו'.
העתק האישורים הרפואיים יש לצרף לעותק שנשאר בידי הנוטריון, ולעותק הניתן לחותם.
בספרו של יונה דה-לוי, דיני הנוטריון ותולדותיהם, עמ' 282, ממליץ המחבר לנוטריון לציין על האישור הנוטריוני הערה: "הוצגה בפני הנוטריון תעודה רפואית כדין".
מסירת מסמכים ושמירת סודיותתקנה 4 (ה) לתקנות הנוטריונים מחייבת כי הנוטריון יצרף את התעודה הרפואית לעותק האישור הנשמר בידיו.
סעיף 28 לחוק הנוטריונים קובע: "נוטריון ישמור בסוד כל דבר שהובא לידיעתו על ידי מי שנזקק לשירותיו שנעשו על דין, זולת אם נאמר אחרת בחיקוק או אם ויתר הלקוח בכתב על שמירת הסודיות.
על פי האמור בסעיף 28 לחוק הנוטריונים נראה כי ניתן להעביר את התעודה הרפואית רק במידה והלקוח (מייפה הכח) ויתר בכתב על שמירת הסודיות.
לדעתנו, וכך גם על פי המלצת ועדת הנוטריונים בלשכת עורכי הדין, יש לציין על גבי האישור הנוטריוני. הערה: "הוצגה בפני הנוטריון תעודה רפואית כדין".
מספור מסמכיםעל פי תקנה 21 לתקנות הנוטריונים תשל"ז -1977, יש שתי שיטות למספור המסמכים הנוטריונים:
מספר רציף, החל מהיום הראשון בו החל הנוטריון לכהן ועד היום האחרון בו הוא מכהן כנוטריון, דהיינו 10,000,...........1,2,3,4, וכו'. ניתן לציין את השנה יחד עם המספור הרציף.
מספור על פי שנה. דהיינו כל שנה יש להתחיל מתחילת המספור. במקרה זה רצוי להוסיף את השנה למספור הרציף. המספר הראשון יהיה 1/2014 ולאחריו 2/2014 וכו'.
נוטריון שכירלא ניתן לתת שירותי נוטריון כשכיר בחברה. סעיף 27 לחוק הנוטריונים, תשל"ו - 1976 מציין כי: "במילוי תפקידו לא יעבוד נוטריון כשכיר".
בנוסף, גם אם אופן ההעסקה לא יהיה כשל שכיר אלא כעצמאי, לא ניתן יהיה לתת שירותי נוטריון לחברה עבורה עובד הנוטריון בשל ניגודי עניינים. על הנוטריון להיות עצמאי בעבודתו והוא מחויב לכל הצדדים הרלוונטיים למסמך הנוטריוני. עצמאות זו נפגעת כאשר ניתנים שירותי נוטריון עבור חברה המעסיקה את הנוטריון גם כעו"ד. נוטריון צריך להיות עצמאי גם בפעולות וגם בשכר טרחה. כאשר נוטריון הוא שותף במשרד עורכי דין הוא יכול להשתמש בחשבוניות של המשרד, אולם לציין על החשבונית שמדובר בשכ"ט נוטריון.
כאשר הוא שכיר ואינו שותף הוא אינו יכול להשתמש בחשבוניות של המשרד. במקרה כזה יש לפתוח תיק נפרד של עוסק מורשה. סעיפים 26,27 לחוק הנוטריונים, תשל"ו - 1976 מתייחסים להעסקתו של הנוטריון כשכיר ולהגבלות על שותפות במקצועו.
אם מדובר בנוטריון שכיר-אסור לו לעסוק כנוטריון במשרד ולתת חשבונית של המשרד.
הוא יכול לפתוח תיק נפרד ולעסוק כנוטריון שלא כשכיר, בתנאי שאינו נותן שירותים נוטריונים למעסיק שלו. אם מדובר בנוטריון השותף במשרד עורכי דין - הוא יכול לעסוק כנוטריון ולהוציא חשבונית של השותפות (לא משנה אם זו חברה או לא), ובלבד ששכר הנוטריון נרשם תחת רובריקה נפרדת של שכ"ט נוטריון.
כמו כן יש לערוך רישום פנימי נפרד של השותפות לעניין שכ"ט נוטריון, ושכר זה יועבר לנוטריון בלבד. נוטריון צריך להיות עצמאי גם בפעולות וגם בשכר הטרחה.
סימון נספחיםתקנה 11 קובעת כי "הנספחים המצורפים לאישור נוטריוני יסמן אותם הנוטריון כל אחד באות או במספר, יחתום על כל עמוד שלהם בראשי תיבות של שמו ויטביעם בחותמו".
התקנות מחייבות כי כאשר יש נספחים הם יסומנו באות או במספר, יחתמו בראשי תיבות של הנוטריון וייחתמו בחותם.
התקנות מדגישות את החשיבות שניתנת לסימון של הנספח שהוא בעצם לב המסמך הנוטריוני.
סירוב למלא תפקידמשאין התייחסות בדיני הנוטריונים לסוגיה מסוימת יש לפנות אל הכללים החלים על הנוטריון כעורך דין.
משכך נכונה ההפנייה אל כללי לשכת עורכי הדין, המאפשרים לעו"ד שלא לטפל בעניין על פי שיקול דעתו.
שכר טרחההשכר הנוטריוני עבור אישורים נוטריונים קבוע בתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט 1978. התקנות מעודכנות באתר האינטרנט של משרד המשפטים ביחידה לרישוי נוטריונים. יש לבדוק את השכר עבור המסמכים האמורים בתקנות וכן לוודא עם הנוטריון עצמו. כל פעולה נוטריונית טעונה תשלום שכר טרחה על פי תקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט-1978,
ביום 22/12/16 נכנס לתוקף תיקון בתקנות הנוטריונים (שכר שרותים) (תיקון), התשע"ז - 2017, ועל פיו הנוטריון רשאי שלא לגבות שכר טרחה, כולו או חלקו, במקרים הבאים:
1. הנוטריון שוכנע כי מבקש השירות הוא חסר אמצעים בין השאר לפי המסמך המעיד על כך שהומצא לו בידי המבקש.
2. השירות ניתן לעולה חדש או תושב חוזר, אשר המציא לנוטריון אישור על כך ממשרד העלייה והקליטה.
3. השירות התבקש עקב טעות של הנוטריון בעריכת אישור או בעריכת מסמך שלגביו ניתן אישור.
גביית חלק משכר הטרחה או אי הגבייה, תצויין באישור הנוטריוני, את המסמכים הנזכרים בס"ק 1 ו-2, יש לצרף לעותק האישור הנוטריוני שישמר בידיו של הנוטריון.
אשר על כן, לא ניתן לתת אישור נוטריוני לקולגה ללא עלות. כל פעולה נוטריונית טעונה תשלום שכר טרחה על פי תקנות הנוטריונים (שכר שירותים), התשל"ט - 1978.
ביום 22.12.2016 נכנס לתוקף תיקון בתקנות הנוטריונים (שכר שרותים) (תיקון), התשע"ז - 2017, ועל פיו הנוטריון רשאי שלא לגבות שכר טרחה, כולו או חלקו, במקרים הבאים:
1. הנוטריון שוכנע כי מבקש השירות הוא חסר אמצעים בין השאר לפי מסמך המעיד על כך שהומצא לו בידי המבקש.
2. השירות ניתן לעולה חדש או תושב חוזר, אשר המציא לנוטריון אישור על כך ממשרד העליה והקליטה.
3. השירות התבקש עקב טעות של הנוטריון בעריכת אישור או בעריכת מסמך שלגביו ניתן אישור.
גביית חלק משכר הטרחה או אי הגבייה, תצויין באישור הנוטריוני. את המסמכים הנזכרים בס"ק 1 ו-2, יש לצרף לעותק האישור הנוטריוני שישמר בידיו של הנוטריון.
אשר על כן, ניתן לגבות שכר טרחה מופחת מלקוח שאינו מסוגל לעמוד בתשלום מלא. סעיף 2 לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט-1978 קובע כי אם נעשה עותק נוסף של אישור, שלא כשירות ללקוח אלא כמילוי חובה של הנוטריון על פי דין, כמו חובת שמירת עותק לפי תקנה 22 לתקנות הנוטריונים תשל"ז -1977, הרי שלא יגבה שכר נוסף בשל העותק האמור. תקנה 25 לתקנות הנוטריונים, תשל"ז-1977 (להלן:"תקנות"), מחייבת את הנוטריון לנהל רישום נפרד על הכנסותיו כנוטריון- "לעניין ביצוע החוק והתקנות על פיו ינהל נוטריון רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון". ספר הנוטריונים אינו מהווה את הנהלת החשבונות של הנוטריון. ציון השכר בספר הנוטריון אינו מחליף את דרישת תקנה 25.
לצורך רישום ההכנסות משכר הנוטריון יש לרשום את ההכנסות בספרי הנהלת החשבונות באופן כזה שיהיה ברור מהן ההכנסות מהעבודה כנוטריון. תקנה 9 לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), התשל"ט -1978 מסדירה את נושא "החתימה בפני נוטריון שלא במשרדו".
בהתאם לתקנה 9 יש לחייב את השכר הרגיל + הוצאות נסיעה +שכר על פי שעה הנקוב בתקנות. על פי תקנה 9 (ב) נראה כי השכר לגבי הוצאות הנסיעה מתחלק בין כל מבקשי השירות. כאשר הנוטריון איננו שולט בשפה המתורגמת, הוא איננו מאשר את נכונות התרגום, אלא את תצהירו של המתורגמן המצהיר כי תרגם את המסמך במדויק (טופס 7 בתוספת השניה לתקנות הנוטריונים, תשל"ז - 1977).
משכך, שכ"ט יהיה בהתאם לקבוע בתקנה 1 (6) לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים) תשל"ט - 1978. יש לסמן כל אחד מהאישורים במספר שונה כאשר הראשון יהיה במספור ראשי, נניח "100" והאחרים יהיו בתוספת אות או מספר נניח "א/100 או "ב/100".
לעניין זה ראת את החלטת ועדת הנוטריונים בלשכת עורכי הדין,
catld128&http//www.israelar.org.il/article_inner.asp?pgld=11833
כאשר ניתנים העתקים לאישור נוטריוני של אימות חתימה, השכר שייגבה עבור ההעתק הראשון (שהוא המקור) יהיה מלוא השכר עבור אימות חתימה לפי סעיף 1(א) לתקנות דהיינו 163 ש"ח, ו- 65 ש"ח עבור ההעתק השני (סעיף 1(ד) לתקנות), ועבור כל עותק נוסף.
ועדת הנוטריונים של לשכת עורכי הדין קיבלה החלטה כי על כל אחד מהמסמכים עצמם יש לרשום את השכר הכולל עבורם וכי ראוי לציין כי השכר נגבה עבור מקור ומספר העתקים. בנוסף, יש לשמור עותק אחד אצל הנוטריון לפי תקנה 22 לתקנות הנוטריונים תשל"ז - 1977, אולם על העתק זה אין לגבות שכר טרחה בהתאם לסעיף 2 לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט-1978.
יש להקפיד לשמור העתק של הוכחת הזהות של כל חותם.
הסכומים מעודכנים על פי התקנות נכון ליום מתן התשובה. יש להתעדכן מחדש בכל שנה.
כאשר מבצעים אימות-חתימה לפי טופס 1 לתקנות, עבור מספר חותמים, על גבי מספר עותקים של אותו מסמך, האם האגרה בגין העותקים הנוספים נגבית לפי שכר טרחה+מע"מ לכל עותק, ולא משנה כמה אנשים חותמים עליו, או שכר טרחה ש'+מע"מ לכל אחד מהחותמים על העותקים הנוספים?
כמו כן, לגבי אימות צוואה לפי תקנה 4, כאשר שניים חותמים על אותה צוואה, האם אגרת העותק הנוסף היא שכר טרחה+מע"מ לכל עותק, ולא משנה כמה חותמים עליו, או לכל חותם על העותק הנוסף? כאשר מדובר באישור נוטריוני של אימות חתימה (על פי טופס 1 לתקנות), יחד עם חותמים נוספים, יש לגבות עבור האישור הראשון:
שכר טרחה של 163 ש"ח עבור אימות חתימה יחיד כחותם ראשון, (סעיף 1(א) לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט-1978), ו- 65 ש"ח עבור כל חתימה של חותם נוסף על אותו מסמך (סעיף 1(ב), שם). דהיינו אם לדוגמא יש שלושה חותמים השכר יהיה 163+65+65+מע"מ.
עבור כל מסמך זהה נוסף:
אם באותו מעמד החותמים מבקשים לחתום על העתקים נוספים של המסמך ולקבל אישור נוטריוני גם על ההעתקים, אזי עבור כל עותק ייגבה סך נוסף של 65 ש"ח ולא משנה כמה אנשים חותמים עליו. (סעיף 1(ד), שם).
כך גם לגבי אימות צוואה, הגביה הנוספת עבור החותמים תעשה באישור הראשון אולם באישורים הנוספים ייגבה שכר רק על פי מספר ההעתקים ולא על פי מספר החותמים.
יש לציין כי על גבי כל אחד מהמסמכים בשורת שכר הטרחה את השכר שנגבה עבור כל האישורים יחד, וכן יש לשמור עותק אחד אצל הנוטריון לפי תקנה 22 לתקנות הנוטריונים תשל"ז-1977, אולם על העתק זה אין לגבות שכר טרחה בהתאם לסעיף 2 לתקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשל"ט-1978.
יש להקפיד לשמור העתק של הוכחת הזהות של כל חותם.
הסכומים המעודכנים על פי התקנות נכון ליום מתן התשובה. יש להתעדכן מחדש בכל שנה.
שמירת מסמכיםתקנה 19 לתקנות הנוטריונים קובעת כי במקרה בו האישור נפרד מהמסמך, יש לחברם בסרט ובתו אדום. לא צוין כי יש לנקוט פעולה זו לגבי העותק הנשמר אצל הנוטריון.
עו"ד ונוטריון יונה דה לוי בספר דיני הנוטריון ותולדותיהם (עמ' 265), מציין כי אין חובה לשמור עותק מאוגד בסרט ובמדבקה, אלא עותק רגיל. "שמירת העתק מאוגד בסרט מהווה, לדעת המחבר "סרבול מיותר".
לכן, נראה כי אפשר לשמור את העותק הרגיל ללא מדבקה וסרט.
יש לשים לב, כי העותק שנשאר אצל הנוטריון הוא עותק מקורי ואינו צילום, אשר חתום במקור ע"י המבקש וע"י הנוטריון, מוטבע בחותם וממוספר.
עוד קודם לחתימת הלקוח בפני הנוטריון, על הנוטריון לדאוג כי יהיו מספר עותקים מקוריים שעליהם יחתום הלקוח, אשר אחד מהם נשאר אצל הנוטריון בהתאם לדרישת התקנות. תקנה 26 לחוק הנוטריונים, תשל"ז - 1977, מחייבת נעילה בארון מתכת.
תכלית התקנה לוודא כי המסמכים הנוטריונים יישמרו בצורה הטובה ביותר.
כמו כן, המחלקה לרישוי נוטריונים שמה דגש על אופן השמירה כך שהנוטריון יהיה אחראי לכך שהמסמכים לא יגנבו או יהרסו וכי הנוטריון שמר עליהם שמירה ראויה ביותר, בהתאם לתכלית התקנה. בהתאם לקבוע בתקנה 22(א) לתקנות הנוטריונים, תשל"ז - 1977 נוטריון חייב לשמור את האישורים הנוטריונים שלו במשך שבע שנים.
בנוסף, כלל 4 לכללי לשכת עורכי הדין (שמירת חומר ארכיוני במשרד עורכי דין), תשל"א - 1971 קובע כי לא יבער עורך דין חומר ארכיוני אא"כ הציע ללקוח או ליורשו לקבלו חזרה, להעתיקו או לצלמו.
כלל 5 לכללים מסייג את חובת שמירת המסמכים לגבי צוואות, והחלטת ועדת האתיקה בלשכת עורכי הדין (החלטה 199/04) קובעת כי צוואות יישמרו ללא הגבלת זמן, אא"כ הלקוח נתן הוראה אחרת.
כאשר נוטריון מפסיק לעבוד או אם הלך לעולמו, יש לדאוג כי העתקי המסמכים הנוטריונים יוצעו ללקוחות כפי שכתוב לעיל, ובנוסף ישנה אפשרות להפקיד את המסמכים בארכיון משרד המשפטים.
|
|