פרוייקט סריקה

 
​פרויקט הסריקה מהווה את אחד מאבני היסוד של חזון משרד המשפטים להתנהל "כמשרד ללא נייר". 
משנת 2007 החל תהליך סריקה, שהוטמע בהדרגה על כלל יחידות המשרד ברמת חוצי ארגון. במסגרת התהליך נסרקו עד היום כ- 120 מיליון דפים וכ- 2.3 מיליון מפות ועמודים.

​חשיבות הסריקה

לגבות את התיקים והמסמכים המאוחסנים במשרד שבחלקם בעל מידע רגיש ואסטרטגי למדינת ישראל במקרה של התבלות הנייר, אובדן, שריפה, שיטפונות או כל נזקי טבע אחרים, תוך ייעול ושיפור משמעותי בשירות הניתן לאזרח, בזמני אחזור המידע ומתן אפשרות צפייה במסמכים למספר עובדים בו זמנית.

במסגרת הפעילות נסרקו ומופתחו תיקים ומסמכים ברמה ייחודית לכל פרויקט בהתאם לסוג החומר. הפרוייקט נתן מענה הולם לצרכי היחידות ואופי פעילותם תוך פינוי שטח עבודה יקר ביחידות לצרכים משרדיים אחרים, ומאפשר שירות לציבור יעיל.

 

  • לכל דרישת סריקה של חומר היסטורי נכתב אפיון סריקה מפורט המתאר את מאפייני התיק וסוגי המסמכים שמוגדרים לטובת המערכת, כולל הגדרת מערכת המידע הייעודית שקולטת ומנהלת את הארכיון האלקטרוני שמחליף למעשה את תיקי הנייר ביחידה.
  • לאחר האפיון מתקיים בכל פרוייקט שלב הפיילוט שבסופו, מתחיל תהליך סריקה אינטנסיבי עד לסיומו .
    לשם ביצוע הסריקה נבחר ספק סריקה ייעודי במסגרת מכרז חשכ"ל שאמון על איסוף החומרים מהיחידות, ביצוע הסריקה ומפתוח המסמכים , העברת הקבצים הסרוקים למשרד והעברתם המסמכים הפיזיים לגנזך חיצוני בתום תהליך הסריקה.
    כל מסמך שנסרק עובר דרך שרת חתימות של משרד המשפטים לצורך הטבעת חתימה דיגיטלית לכל מסמך ומאפשר למשרד המשפטים לזהות את המסמכים הסרוקים כמסמכי מקור.
  • לאורך כל תהליך הסריקה ישנה בקרה שוטפת של מבקר איכות מטעם משרד המשפטים הנמצא באופן קבוע באתר הסריקה. בקרה מדגמית נוספת מבוצעת ע"י היחידה בשלב הראשוני של הפרויקט ובקרה אקראית מבוצעת תוך כדי העבודה השוטפת עם המסמכים הסרוקים. בקרה סופית מבוצעת ע"י מנהל פרויקט הסריקה המאשר את התכולה ואיכות קליטת הנתונים
    עם תחילת תהליך הסריקה ההיסטורית עוברת כל יחידה הדרכה פרטנית על יכולות מערכת אחזור המידע הייעודית שברשותה, שינוי והגדרת ותהליכי עבודה המאפשרים עבודה ללא נייר.
  • לצורך סריקת המסמכים השוטפים מותקנים ביחידות סורקים בהתאם לאופי הפעילות וכמויות הדפים בשילוב הדרכה והטמעה של סריקת החומר השוטף ותיוקו ישירות בתיק האלקטרוני כחלק מתהליך העבודה החדש כך, שהיחידות אינם צוברות תיקי נייר נוספים ועוברים לתהליכי סריקה שוטף.
    דוגמאות לתהליכי סריקה שוטפת: סריקה מבוזרת - המחלקת את סריקת המסמכים השוטפים בין העובדים ביחידה, סריקה מרוכזת - ריכוז הסריקה בחדר דואר מרכזי יחידתי או בנקודות סריקה מרוכזות בהתאם לצורך ואופי הפעילות ביחידה. ערוץ נוסף לסריקה שוטפת מאפשר ליחידות ספציפיות, המתמודדות עם כמויות נייר גדולות המתקבלות מידי יום, לסרוק אצל ספק הסריקה החיצוני. 

ביעור מסמכים שלאחר סריקה                                                                                                                    

משרד המשפטים הינו המשרד הממשלתי הראשון שקיבל את אישור "גנזך המדינה " לביעור מסמכים ותיקים שנסרקו, וזאת לאחר שעמד בכל הבדיקות המקיפות של נהלי מערכות המידע המתייחסים לשמירה וגיבוי של קבצים סרוקים. במסגרת הכשרת התהליך נכתב ונערך מסמך מסכם "אבן פינה" המפרט את דרישות הסף המאפשרים את ביעורו של כל מסמך המוגדר "כתעודה שגרתית". כיום (2013) אנו לקראת הגדרת תהליך עבודה מסודר אל מול יחידות המשרד הרלוונטיות שיאפשר לבער תיקים ומסמכים שנסרקו הלכה למעשה.