ביקורת נוטריונים

 

נבקש להביא לידיעת ציבור הנוטריונים בישראל מספר עדכונים והבהרות בנושא עבודת הנוטריון.

במהלך שנת 2008 חודשה פעילותם של מבקרי הנוטריונים בכל רחבי הארץ. בעקבות ממצאי הביקורות שנערכו עד כה, עולה כי קיימות הפרות שכיחות של הוראות החלות על עבודת הנוטריון. ממצאים נוספים נתגלו בעקבות תלונות המגיעות אל המחלקה לרישוי נוטריונים.


לאור האמור, מצאנו לנכון להביא בפני ציבור הנוטריונים מספר דגשים והבהרות הנוגעים לעבודתו של הנוטריון, בהתאם להוראות חוק הנוטריונים, תשל"ו-1976 (להלן: "החוק") ותקנות הנוטריונים, תשל"ז – 1977 (להלן: "התקנות").

     
    1. תקנה 18 לתקנות: על פי תקנה זו, האישור הנוטריוני ייחתם בחתימתו של הנוטריון ויוטבע בחותמו. על החותם להיות חותם מתכת (חותם לחץ) שצורתו לפי אחת הדוגמאות שבתוספת השלישית לתקנות. יש לשים לב לכך שחותם הלחץ יופעל בהטבעה מלאה, כך שישאיר עקבות על כל הניירות שמהווים את המסמך הנוטריוני. במידת הצורך, יש להחליף חותם שחוק בחותם חדש (במקרה זה, בהתאם להוראות תקנה 34, יש למסור למחלקה לרישוי נוטריונים את דוגמת החותם החדש).
    2. תקנה 3 לתקנות: על פי תקנה זו, במידה ונוטריון נתבקש לאשר שפלוני חתם בפניו בשם של יחיד או של תאגיד או בתור אפוטרופוס, נאמן או בתפקיד כיו"ב – עליו לבקש תחילה שתוגש לו ראיה בכתב להנחת דעתו בדבר זכותו של פלוני לחתום כאמור. על הנוטריון לצרף לעותק האישור הנוטריוני שישמור בידיו, את הראיה בכתב שהוגשה לו כאמור, או העתק ממנה, מאושר כדין. בנוסף, יציין הנוטריון באישורו את מהות הראיה בכתב כאמור, את הרשות או האדם שהוציאה, את המועד להוצאתה, ואם היה העתק מאושר של מסמך אחר – את המועד להוצאת המסמך המקורי.
    3. תקנה 22 לתקנות: התקנה מפרטת את אופן שמירת העותקים והמסמכים הנלווים בידי הנוטריון. בעקבות ריבוי מקרים של הפרת ההוראות בנושא זה, יושם דגש על הוראות אלו במסגרת הביקורות.
    4. תקנה 23 לתקנות: התקנה קובעת את דיני עבודת הנוטריון ביחס לצוואות. יודגש, כי  חובה, בין היתר, לנהל רישום צוואות הן בפנקס נפרד לרישום צוואות, והן בכרטסת הכללית (או ספר) שחלה חובה לנהל לפי תקנה 24. הרישום יתבצע בשני הספרים.
    5. תקנה 24 לתקנות: קובעת כי:
      (א)  נוטריון ינהל כרטסת אלפביתית שבה יהא כרטיס לכל אדם שעשה או שבשמו נעשתה פעולה בפני הנוטריון.
      (ב)  בכרטיס ירשום הנוטריון, לגבי כל פעולה שנעשתה על ידי האדם או בשמו, את מהות הפעולה, מועד עשייתה והמספר הסידורי של האישור הנוטריוני.
      (ג)  במקום הכרטסת האלפביתית, רשאי הנוטריון לנהל ספר נוטריון, ובו שורה נפרדת לכל פעולה נוטריונית שבה יירשמו הפרטים שבתקנת משנה (ב).
      מהוראות התקנה הנ"ל עולה, כי נוטריון רשאי לנהל "ספר נוטריון" במקום "כרטסת אלפביתית". התקנה איננה מציינת אם ספר הנוטריון יהיה על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי.
      איננו מבקשים לקבוע באופן חד משמעי אם דרישת התקנה הינה כי ספר הנוטריון יהיה על פי סדר כרונולוגי או אלפביתי. משכך, הוחלט כי לצורך עריכת ביקורת מטעם משרד המשפטים על עבודת הנוטריון לפי סעיף 33 לחוק הנוטריונים, תשל"ו-1976, ייחשב ניהול ספר נוטריון על פי סדר כרונולוגי או על פי סדר אלפביתי כממצא תקין, ובלבד שהרישום ביחס לכל פעולה יכלול את הפרטים הנדרשים על פי הוראות התקנה הנ"ל. דהיינו – לעניין הביקורת נוטריון רשאי לנהל כרטסת אלפביתית או ספר נוטריון (אלפביתי או כרונולוגי).
      עוד יצויין בהקשר זה, כי חובה לנהל את הרישום בעותק "קשיח" (היינו: על נייר), קרי רישום במחשב בלבד (גם אם הוא נעשה בתוכנות שיועדו לניהול מסוג זה) אינו מקיים אחר דרישת התקנות.
    6. תקנה 25 לתקנות: על פי תקנה זו, נוטריון ינהל רישום נפרד על הכנסותיו משכר שיקבל בעד פעולותיו כנוטריון. יודגש, כי חובה זו חלה על הנוטריון ולא על מנהל החשבונות או רואה החשבון המטפל בענייניו הכספיים.
    7. תקנה 2 לתקנות: התקנה עוסקת באופן בירור זהותו של העומד בפני הנוטריון.  בתקנות אין חובה מפורשת לשמור צילום של התעודה על פיה זוהה העומד בפני הנוטריון, אך קיימת  הנחייה של ועדת הנוטריונים של לשכת עורכי הדין הממליצה לעשות כן.
    8. תקנה 9 לתקנות: על פי תקנה זו, אישור נוטריוני ייערך בעברית או בערבית.  ניתן לערוך את האישור בנוסף לאחת משתי שפות אלו, באנגלית או בשפה נוספת אחרת. כמו כן, על נוסח האישורים להיות לפי הטפסים שבתוספת השניה לתקנות, וחל איסור לערוך אישורים נוטריונים על גבי דף לוגו של המשרד.
    9. תקנה 11 לתקנות: על פי תקנה זו, על הנספחים המצורפים לאישור הנוטריוני להיות מסומנים על ידי הנוטריון, כל אחד באות או במספר ועל הנוטריון לחתום על כל עמוד שלהם בראשי תיבות של שמו ולהטביעם בחותם. יודגש, כי גם האישור נוטריוני הנשמר בידי הנוטריון צריך להיות מסומן כך.
    10. תקנות הנוטריונים (שכר שירותים), תשלט - 1978: חובה לפעול בהתאם להוראות תקנות אלו, המתעדכנות פעמיים בשנה. תשומת לב מיוחדת מופנית לעניין גביית שכר בעד תרגומים – במקרה זה, יש לספור את כמות המילים ולגבות שכר בהתאם לתקנות ואין להסתפק בהערכות כלליות או גביית שכר בעד מינימום המילים.\
    11. תקנה 17 לתקנות: על פי תקנה זו, על הנוטריון לציין את השכר שגבה בעד האישור או שמבקש השירות חייב בו. במידה והנוטריון אינו גובה את השכר המגיע לו בעד האישור, עליו לציין באישור את הסיבה לאי גבייתו.  
      לתשומת לבכם, גביית שכר שהוא למעלה או למטה מן הקבוע בתקנות מהווה עבירת משמעת לפי סעיף 34 לחוק. ועדת הנוטריונים של לשכת עורכי הדין קבעה כי הנוטריון רשאי שלא לגבות שכר אך ורק במקרים הבאים: שירות לעמית (קולגה שהוא נוטריון); שירות לאדם חסר אמצעים או מוגבל מאוד, המוכר על ידי הרשויות ככזה; הוצאת אישור נוטריוני חלופי עקב טעות של הנוטריון.
     
     

    האמור באגרת זו הינו בגדר מתן דגשים והבהרות בלבד כשירות לציבור הנוטריונים, ואין בכך משום חיווי דעה משפטית לעניין דיני עבודת הנוטריון, וכן אין בכך כדי לגרוע או לקבוע סדר עדיפויות ביחס לכלל הדינים החלים על עבודת הנוטריון.

     
    • ניתן לפנות למחלקתנו בכל עניין. לידיעתכם, לאחרונה נפתחה תיבת דוא"ל לפניות ציבור אל המחלקה לרישוי נוטריונים בכתובת הדוא"ל: NotaryPZ@justice.gov.il .
     
     
    בהזדמנות זו נבקש לעדכן כי על פי הודעת הנוטריונים (שכר שירותים), התשס"ט-2009 עודכנו תעריפי שכר השירותים נכון ליום 15.1.09. התעריפים המעודכנים מופיעים באתר האינטרנט של המחלקה וכן במאגרים המשפטיים השונים.
     

    מצורפים