1.       מטרת נוהל עבודה ופיקוח זה, להסדיר את נהלי העבודה של יחידת תביעות ומיקור חוץ בפרקליטות המדינה (להלן: "היחידה") והמשרד הממשלתי הרלוונטי (להלן: "המשרד הממשלתי") עם עורכי דין פרטיים (להלן: "עורכי הדין" או "עורך הדין"), אשר יבחרו מתוך מאגר עורכי הדין או רשימת הכשירים כמפורט בהליך ההזמנה (להלן: "ההליך"). 

נהלי עבודה אלו יאפשרו, בין היתר, פיקוח של המשרד הממשלתי והיחידה על עבודת עורכי הדין.

2.       נוהל עבודה ופיקוח זה יעודכן מעת לעת. הנוהל אינו ממצה את חובות עורכי הדין בייצוג המדינה, בהתאם להוראות כל דין ונוהג ובהתאם להוראות ההליך וההסכם למתן שירותים משפטיים שצורף להליך (להלן: "ההסכם"), ואינו בא לגרוע מהן. עורכי הדין נדרשים למלא בקפדנות אחר הוראותיו, כמו גם אחר הוראות כל דין ונוהג ויתר הוראות ההליך וההסכם.

ב. המסגרת הנורמטיבית 

3.       סעיף 4 לחוק לתיקון סדרי הדין האזרחי (המדינה כבעל דין), התשי"ח-1958, שכותרתו "ייצוג המדינה" קובע:

"בכל הליך שהמדינה צד לו תיוצג המדינה על ידי היועץ המשפטי לממשלה או בא-כוחו".

סעיף 3 לחוק הפרשנות, התשמ"א-1981, שכותרתו "משמעותם של מלים ובטויים" קובע, בין היתר:

"המלים והביטויים הבאים להלן - משמעותם כמפורש בצידם: ...

"נציג היועץ המשפטי לממשלה" או "בא כוח היועץ המשפטי לממשלה" - פרקליט בפרקליטות המדינה על שלוחותיה או מי שהיועץ המשפטי לממשלה הסמיכו להיות נציגו או בא-כוחו".

ג. "ייצוג הולם" של המדינה, כבאי כוח היועץ המשפטי לממשלה

4.       בהתאם לכללי לשכת עורכי הדין (אתיקה מקצועית), התשמ"ו-1986, חלה על כל עורך דין, בין היתר, החובה ל"ייצג את לקוחו בנאמנות, במסירות, ללא מורא, תוך שמירה על הגינות, על כבוד המקצוע ועל יחס כבוד לבית-המשפט" (כלל 2).

5.       ייצוג המדינה בהליכים אזרחיים, כבאי-כח היועץ המשפטי לממשלה, מגלם בתוכו את הזכות והחובה, לקחת חלק ולפעול למען מדינת ישראל, לקידום האינטרס הציבורי והקופה הציבורית, בנאמנות ובמסירות, במקצועיות, במיומנות וביעילות, והכל - על פי תפיסה נורמטיבית המכבדת את עקרונות שלטון החוק; ותוך כפיפות לחובות מוגברות של תום לב - מהותי ודיוני, עשית צדק, הגינות, שוויון, אמון, יושר, גילוי האמת וכיו"ב.

6.       המדינה וב"כ היועץ המשפטי לממשלה כפופים, מטבע הדברים, להוראות הדין. על המדינה חלה במקרים רבים מערכת נורמטיבית מיוחדת - מהותית ודיונית (ראו, למשל: חוק נכסי המדינה, התשי"א-1951; חוק יסודות התקציב, התשמ"ה-1985; חובות גילוי והוראות חסינות; חוק לתיקון סדרי הדין האזרחי (המדינה כבעל דין), התשי"ח-1958; ועוד), וזאת, לרוב, כשיותר ממערכת נורמטיבית אחת חלה עליה ("דואליות נורמטיבית").

על עורכי הדין חלה החובה ללמוד ולהכיר את המערכת הנורמטיבית האמורה - הכללית והפרטנית - בהקשר לתיק הספציפי המטופל ובהקשר הכולל החל על המדינה.

7.       עורכי הדין, בייצגם את המדינה, כפופים להנחיות הרלוונטיות של היועץ המשפטי לממשלה ופרקליט המדינה, המפורסמות באתר משרד המשפטים והמתעדכנות מעת לעת.

על עורכי הדין חלה החובה ללמוד ולהכיר את ההנחיות האמורות ולפעול בהתאם להן. לנוחות עורכי הדין, ומבלי לגרוע מחובתם כאמור, מצורפת כנספח א' לנוהל זה, כחלק בלתי נפרד הימנו, רשימה לא ממצה של הנחיות עיקריות של היועץ המשפטי לממשלה ופרקליט המדינה בתחום האזרחי.

ד. נהלי עבודה מול היחידה לתביעות ומיקור חוץ והמשרד הממשלתי – כללי

8.       עורכי הדין מייצגים את המדינה הפועלת באמצעות המשרד הממשלתי ויחידות הסמך ("הלקוח"), ונתונים לפיקוח מקצועי של היחידה. כפועל יוצא, חלות על עורכי הדין, בין היתר, חובות עדכון ודיווח, התייעצות וקבלת אישורים מהמשרד הממשלתי ומהיחידה, כמפורט, בין היתר, בנוהל זה. עורכי הדין כפופים לנהלי העבודה הכלליים של היחידה, כפי שיעודכנו מעת לעת, ולהנחיות הפרטניות של היחידה והמשרד הממשלתי. 

במקרה של חילוקי דעות מקצועיים בין היחידה למשרד הממשלתי, יגברו הנחיות היחידה, וזאת מבלי לגרוע מהאמור בהנחיית היועץ המשפטי לממשלה מס' 6.1001.

9.       כפועל יוצא,  עורך הדין לא יישמע בכל טענה - בין היתר, לעניין התמורה המגיעה לו - כי נמנעה ממנו האפשרות לטעון טענה כלשהי או לנקוט הליך כלשהו או לייצג בהליך כלשהו, באופן שמנע ממנו לזכות בתיק שבטיפולו, בשל הנחייה, כזו או אחרת, מטעם היחידה.

10.   נוהלי העבודה שיפורטו להלן אינם באים לגרוע מכלליות האמור לעיל, ואינם ממצים את אופן התנהלות עורכי הדין מול המשרד הממשלתי והיחידה, כנובעים מהאמור לעיל.

על עורכי הדין חלה חובת סודיות הן כלפי המשרד הממשלתי והן כלפי היחידה, כמפורט, בין היתר, בהליך, בהסכם ובהוראות כל דין.

11.   נוהלי העבודה שיפורטו להלן, יתייחסו לניהול תיק "סטנדרטי" המועבר על ידי היחידה לטיפול במיקור חוץ באופן שגרתי והנתון לפיקוח סטנדרטי של היחידה. היחידה, לפי שיקול דעתה, תקבע נהלי עבודה מיוחדים ותיתן הוראות מתאימות במקרים קונקרטיים. בנוסף, היחידה, לפי שיקול דעתה, תקיים באופן מדגמי פיקוח פרטני גם על ניהול תיקים סטנדרטיים על ידי עורכי הדין.

12.   בנוסף לפיקוח של היחידה על ניהול התיקים הפרטניים על ידי עורכי הדין, תקיים היחידה פיקוח והערכה של עורכי הדין שנבחרו לייצג את המדינה, בין השאר, על בסיס הנסיון המצטבר של העבודה עימם. הפיקוח וההערכה יהוו פרמטר בעל משקל בכל החלטה עתידית בדבר בחירת עורכי הדין לטיפול בתיקים על ידי היחידה. 

ה. נהלי עבודה במהלך הטיפול בתיק

I. העברת התיק והטיפול הראשוני 

13.   במקרה של העברת תיק לטיפול עורך הדין, תועבר בצירוף לו "הזמנת עבודה".

היחידה תעביר לעורכי הדין עם העברת תיק לטיפול את פרטי ההתקשרות עם אנשי קשר ביחידה ובמחלקה המשפטית במשרד הממשלתי: כתובות דואר אלקטרוני, מספרי טלפון ופקס'.

והכל בטופס המצורף כנספח ב' לנוהל זה כחלק בלתי נפרד הימנו.

הקשר עם המשרד הממשלתי יעשה באמצעות הלשכה המשפטית במשרד הממשלתי. 

14.   עם קבלת "התיק", כפי שישלח על ידי היחידה, במשרד עורך הדין (להלן: "יום קבלת התיק"), ישלח עורך הדין ליחידה ולמשרד הממשלתי, בתוך 3 ימים מיום קבלת התיק את המסמכים הבאים:

·         מאישור על קבלת התיק לטיפולו ולאחריותו המקצועית של עורך הדין;

·         תצהיר חתום על ידי המציע/אחד מיחידי המציע, בדבר העדר ניגוד עניינים מכל מין וסוג שהוא בטיפול בתיק;

·         תצהיר חתום על ידי המציע/אחד מיחידי המציע, על כך שלא חל כל שינוי בפרט מפרטי ההצעה, לרבות בנושא העדר הרשעות או הליכים פליליים או משמעתיים; עמידה בדרישות כל דין ונוהג, לרבות לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים, התשל"ו-1976; וכיו"ב.

והכל בטופס המצורף כנספח ג' לנוהל זה כחלק בלתי נפרד הימנו.

15.   היחידה תעביר לעורך הדין יפוי כח חתום על ידי היועץ המשפטי לממשלה. קבלת יפוי כח כאמור היא תנאי הכרחי לייצוג המדינה על ידי עורך הדין ועל עורך הדין לוודא קבלת יפוי כח בטרם יחל בייצוג.

16.   מיד עם שליחת אישור קבלת התיק לטיפולו ולאחריותו, יצור עורך הדין קשר עם המשרד הממשלתי באמצעות הלשכה המשפטית, ידאג לקבל את כל החומר הדרוש לשם ייצוג המדינה בתיק, בנוסף על החומר שנשלח לו מהיחידה במסגרת העברת התיק, וידאג לקבל את כל המסמכים ואת פרטיהם של כל העדים והגורמים הרלוונטיים הדרושים במשרד הממשלתי וככל שהטיפול בתיק דורש זאת יפגש עימם כבר בשלב זה.

17.   בתביעות המוגשות על ידי המדינה, יבחן עורך הדין, לצד בדיקת העילה להגשת התביעה, את הצורך בהגשת בקשות לסעדים זמניים, לרבות בקשות לעיקול זמני, במקרה הצורך במעמד צד אחד בלבד, לפני או במקביל להגשת כתב התביעה. 

18.   בתביעות המוגשות על ידי המדינה, וככל שאין בכך כדי לפגוע בהגשת התביעה או בבקשות המוגשות במקביל לכתב התביעה, יוודא עורך הדין בתוך 14 ימים מיום קבלת התיק, כי נשלח מכתב דרישה מנומק לצד שכנגד מטעם המשרד הממשלתי לפני הגשת התביעה.

19.   התביעה תוגש לבית המשפט המוסמך, בהקדם האפשרי בנסיבות הענין, ככלל לא יאוחר מ-60 ימים מיום קבלת התיק, אלא אם יתקיימו נסיבות חריגות ובאישור היחידה.

20.   במסגרת הכנת הגנה מטעם המדינה, יבחן עורך הדין, בין היתר, גם את הצורך בהגשת תביעה שכנגד, הודעות לצד שלישי, בקשות להפקדת ערובה לתשלום הוצאות וכיו"ב (ראו, למשל: הנחית פרקליט המדינה מס' 16.7 בענין "הגשת תביעה שכנגד ומשלוח הודעות לצד שלישי על ידי המדינה").  

21.   לא יאוחר מ-10 ימים לפני מועד הגשת כתב הטענות הראשון בתיק מטעם המדינה (כתב תביעה/כתב הגנה, כתב ערעור וכיו"ב) ישלח עורך הדין טיוטה של כתב הטענות הראשון למשרד הממשלתי וליחידה לאישורם. המשרד הממשלתי והיחידה יעבירו את התייחסותם בתוך 7 ימים נוספים, ולא יאוחר מ-3 ימים לפני מועד ההגשה של כתב הטענות. 

22.   בצמוד לטיוטת כתב הטענות הראשון, יעביר עורך הדין למשרד הממשלתי וליחידה הערכת סיכוי/סיכון מנומקת ראשונה בתיק, ויתייחס גם לפשרה אפשרית וגבולותיה.

הערכת סיכוי/סיכון תתייחס, בין היתר, לפרמטרים הבאים (להלן: "הערכת סיכוי/סיכון"): התייחסות עובדתית לתיק ובכלל זה ניתוח עובדתי, קשיים ראיתיים, חוסר בעדים או במסמכים וכיו"ב; ניתוח משפטי של הסוגיה שבמחלוקת, לרבות התייחסות לחומר משפטי רלוונטי ולתקדימים משפטיים; בעיות פרוצדורליות בניהול התיק, לרבות איתור בעלי דין, קשיי המצאה וכיו"ב; והערכה של הסיכוי/סיכון הריאלי בהשוואה לסעדים הנתבעים בכתבי הטענות. למעלה מן הדרוש יודגש, כי הערכת סיכוי/סיכון תיוותר חסויה ותועבר לידי המשרד הממשלתי והיחידה בלבד.

23.   עם הגשת כתב הטענות הראשון לבית המשפט המוסמך, ישלח עורך הדין העתק סרוק ממנו, חתום ונושא חותמת "נתקבל", למשרד הממשלתי וליחידה, וזאת מבלי לגרוע מיתר חובותיו ביחס להמצאת מסמכים כמפורט בנוהל זה.

II. ניהול התיק

24.   עורך הדין יעמוד בקשר שוטף עם המשרד הממשלתי, ידווח לו באופן שוטף על ההתפתחויות בתיק, וימציא לו העתק מכל מסמך בתיק, לרבות החלטות, פרוטוקולים, כתבי בי דין, תכתובות וכיו"ב.

25.   עורך הדין ידאג לקבל מהמשרד הממשלתי את כל החומר הדרוש לו, בכל שלב של ניהול התיק, וידאג להיפגש עם כל העדים והגורמים הרלוונטיים הדרושים, בין היתר, לשם הכנת תצהירים והכנתם לעדות.

26.   במידת הצורך במומחים, חוקרים וכיו"ב (להלן: "מומחים"), יפנה עורך הדין למשרד הממשלתי וידאג כי יועמדו לרשותו מומחים כאמור. בחירת המומחים וההתקשרות עימם, תעשה על ידי המשרד הממשלתי.

27.   עורך הדין ימציא ליחידה העתק מכל החלטה שניתנה בתיק, בסמוך להמצאתה לעורך הדין; וכן ישלח ליחידה כל מסמך (פרוטוקול, כתב בי דין, תכתובת וכיו"ב) בעל משמעות מהותית או חריגה במהלך ניהולו השוטף של התיק.

28.   בנוסף להמצאת המסמכים כאמור, עורך הדין יעביר ליחידה התייחסות כתובה ביחס לכל החלטה מהותית או חריגה או הערה שניתנה על ידי בית המשפט, לרבות בדבר אופן התנהלות המדינה ו/או באי כוחה; כל החלטה בדבר הטלת הוצאות או הוצאות אישיות נגד המדינה או באי כוחה; ליקויים בסדרי מינהל תקינים; הצורך בתיקוני חקיקה; וכיו"ב. בנוסף, עורך הדין ידווח ליחידה על כל אירוע מהותי חריג שארע במסגרת ניהול התיק. בכלל זה, עורך הדין ידווח ליחידה על כל מקרה בו מתקיים לכאורה ניגוד אינטרסים בין כמה משרדי ממשלה, וכן על כל מקרה בו נפתחה חזית בין המדינה לבין רשות מקומית, חברה ממשלתית או גוף ציבורי אחר וכיו"ב.  

29.   עם סיום שלב ההוכחות, ישלח עורך הדין למשרד הממשלתי וליחידה דיווח על ניהול התיק עד לשלב זה והערכת סיכוי/סיכון מנומקת מעודכנת, ויתייחס גם להצעות ומגעי פשרה שנוהלו.

30.   לא יאוחר מ-10 ימים לפני מועד הגשת סיכומים או עיקרי טיעון מטעם המדינה, או לפני מועד דיון שקבע בית המשפט לסיכומים בעל פה, ישלח עורך הדין טיוטה של הסיכומים למשרד הממשלתי וליחידה לאישורם. המשרד הממשלתי והיחידה יעבירו את הערותיהם בתוך 7 ימים נוספים, ולא יאוחר מ-3 ימים לפני מועד הגשת הסיכומים או מועד הדיון כאמור.

III. צמתים במהלך ניהול התיק

31.   ב"צמתים" הבאים במהלך ניהול התיק ידרש עורך הדין לפנות בכתב בצורה מנומקת ליחידה ולמשרד הממשלתי, זמן מספיק מראש בהתאם להוראות כל דין ולנסיבות הענין, ולקבל את אישורם מראש לנקיטת הצעדים הבאים:

·         נקיטת הליך עצמאי במסגרת התיק או בהקשר לתיק, כגון: הגשת תובענה נוספת קשורה; הגשת תביעה שכנגד; הגשת הודעות צד ג'; בקשות לפי פקודת בזיון בית משפט; בקשות לפסלות שופט; וכיו"ב. 

·         אישור פשרות; מתן הסכמה להכרעת בית משפט על דרך הפשרה (לפי סעיף 79א לחוק בתי המשפט, התשמ"ד-1984); הפנית תיק לגישור; הפנית תיק לבוררות. 

פניות בנושאים אלו יועברו רק לאחר בירור עמדת הצד שכנגד. פניות בנושא פשרה, לאחר ניהול מגעים עם הצד שכנגד, ילוו בניתוח ובהערכת סיכוי/סיכון מעודכנת ומנומקת. יודגש כי אישור פשרה ינתן רק בכפוף לקבלת אישורם של כל הגורמים המפורטים בהנחיות היועץ המשפטי לממשלה המוסמכים לאשר פשרה.

·         הסכמה וויתור על זכויות מהותיות ודיוניות (כגון: סעדים; מחיקת צדדים; הוצאות ושכר טרחה שנפסקו; אגרות בית משפט; אי העלאת טענת התיישנות; הסכמה כללית לאי שמיעת עדים או לאי חקירת מצהירים; וכיו"ב). 

·         המלצה להגשת בקשת רשות ערעור על החלטת ביניים במקרים המתאימים.

·         כל צעד בעל  משמעות מהותית חריגה או מיוחדת במהלך ניהולו השוטף של התיק.

IV. סיום הטיפול בתיק וביצוע החלטות

32.   מיד עם מתן פסק הדין, ולא יאוחר מ-5 ימים לאחר המצאת פסק הדין לעורך הדין, ימציא עורך הדין למשרד הממשלתי וליחידה עותק חתום ומאושר בחותמת בית המשפט של פסק הדין ובנוסף יעביר ליחידה ולמשרד הממשלתי עותק סרוק בדואר אלקטרוני של פסק הדין.

33.   בנוסף, עורך הדין ימציא למשרד הממשלתי וליחידה העתק מכל החלטה שניתנה לאחר פסק הדין, במסגרת טיפולו בתיק (כגון: במסגרת בקשות לתיקון או הבהרת פסק הדין; בקשות לאישור צווים זמניים; בקשות לעיכוב ביצוע פסק הדין וכיו"ב).

34.   ביחד עם המצאת פסק דין, ככל שנדחתה בו עמדת המדינה, במלואה או בחלקה, ישלח עורך הדין למשרד הממשלתי וליחידה, התייחסות והמלצה מנומקת, חיובית או שלילית, ביחס להגשת ערעור (או בקשת רשות ערעור) על ידי המדינה, בצירוף לכל החומר הרלוונטי הנדרש, וזאת כאמור לא יאוחר מ-5 ימים לאחר המצאת פסק הדין. אם יוחלט על ידי היחידה להגיש ערעור על פסק הדין, יעביר עורך הדין את התיק כולו לגורם שיטפל בערעור, בהתאם להנחיות היחידה. למען הסר ספק, בקשות לעיכוב ביצוע מטעם המדינה בערכאה שבה טופל התיק, יטופלו על ידי עורך הדין במסגרת הטיפול בתיק, והעתק מהן ומהתגובות להן יומצא למשרד הממשלתי וליחידה.

טיפול בערעור על ידי עורך הדין שטיפל בתיק בערכאה ראשונה, יעשה רק בהתאם להנחיה פרטנית של היחידה ובכפוף ליפוי כח מטעם היועץ המשפטי לממשלה.

35.   עורך הדין לא יוציא הוראת ביצוע למשרד הממשלתי, והוראה כזו תוצא על ידי הפרקליטות בהתאם לתקנות הוצאה לפועל של פסקי-דין נגד המדינה, התשל"ז-1976.

עורך הדין יעביר ליחידה בקובץ וורד טיוטת הוראת ביצוע, בהתאם לתקנות האמורות.

36.   בתיקים שבהם ניתנו פסקי דין או החלטות ביניים לטובת המדינה, ובהם נפסקו לטובת המדינה סעדים כספיים או סעדים בעלי משמעות אופרטיבית, וכן הוצאות ושכ"ט עו"ד; ישלח עורך הדין בתוך 5 ימים מיום המצאת פסק הדין או ההחלטה, מכתב דרישה לצד שכנגד עם העתק ליחידה ולמשרד הממשלתי, לביצוע בתוך 14 ימים או בהתאם למועד שנקבע בפסק הדין, בהתאם לפרטי הביצוע שתמסור היחידה לעורך הדין.

למען הסר ספק, תשלומים כספיים מכח פסקי דין והחלטות יבוצעו ישירות למדינה, בהפקדה ישירה לחשבון הבנק של משרד המשפטים, ועורך הדין מתחייב לדאוג לכך, לדרוש זאת מהצד שכנגד וככל שמסיבה כלשהי לא נעשה כן והתשלום בוצע לידיו, להעבירו מיידית למדינה.

37.   בתוך 30 יום מיום המצאת פסק הדין או ההחלטה לעורך הדין, ישלח עורך הדין למשרד הממשלתי וליחידה דיווח על ביצועו או אי ביצועו של פסק הדין או ההחלטה. במקרה של אי ביצוע פסק הדין או ההחלטה, יעביר עורך הדין את המלצתו לפעול לביצועם, תוך פירוט כל הנתונים הרלוונטיים, הישירים והעקיפים העולים מהתיק (כגון: קיומם של שעבודים, עיקולים, המחאות זכות וכיו"ב; מסמכים ועדויות רלוונטיות וכיו"ב).   

38.   במקרים בהם הגיש הצד שכנגד ערעור או בקשת רשות ערעור על פסק דין או החלטה שניתנו לטובת המדינה, אשר נודעו או הומצאו לעורך הדין, ידווח עורך הדין על כך למשרד הממשלתי וליחידה וימציא להם באופן מיידי את הודעת הערעור או בקשת רשות הערעור. למען הסר ספק, בקשות לעיכוב ביצוע באותה ערכאה, ככל שהוגשו נגד המדינה, יטופלו על ידי עורך הדין במסגרת הטיפול בתיק, והעתק מהן ומהתגובות להן יומצא למשרד הממשלתי וליחידה. עורך הדין יעביר את התיק כולו לגורם שיטפל בערעור, בהתאם להנחיות היחידה.

טיפול בערעור על ידי עורך הדין שטיפל בתיק בערכאה ראשונה, יעשה רק בהתאם להנחיה פרטנית של היחידה ובכפוף ליפוי כח מטעם היועץ המשפטי לממשלה.

39.   בנוסף ומבלי לגרוע מכל חובותיו המפורטות לעיל, בתוך 14 ימים מיום המצאת פסק הדין לעורך הדין, בין אם ניתן לטובת המדינה ובין אם ניתן לחובתה, או מיום הפסקת טיפול עורך הדין בתיק מכל סיבה שהיא, ישלח עורך הדין למשרד הממשלתי וליחידה דיווח מסכם של הטיפול בתיק. מעבר לסיכום ניהול התיק וכל ההליכים שננקטו, יתייחס עורך הדין, בין היתר, גם להערכות הסיכוי/סיכון ביחס לתוצאה הסופית; להפקת לקחים נדרשת, הן במישור התנהלות המשרד הממשלתי בזמן אמת, והן במישור התנהלות המשרד הממשלתי, היחידה ועורך הדין, יחד ולחוד, בניהול התיק; וכיו"ב.

הדיווח ישלח בטופס המצורף כנספח ד' לנוהל זה כחלק בלתי נפרד הימנו.

40.   היחידה או מי מטעמה יבדקו את חשבון שכר הטרחה שיגיש עורך הדין, בכל אחד משלבי התשלום שנקבעו בהסכם, לרבות ביחס לביצוע החובות המפורטות בנוהל עבודה זה, וככל שתאשרו, כולו חלקו, תעבירו לביצוע לחשבות, והכל בהתאם לתנאי ההליך וההסכם.

ו. דו"חות שוטפים וקשר שוטף בין עורכי הדין והיחידה

41.   ככלל, ואלא אם יתבקש אחרת, עורכי הדין ישלחו ליחידה ולמשרד הממשלתי מסמכים בדואר אלקטרוני בלבד. זאת, תוך ציון פרטי התיק (מספר התיק ביחידה ובבית המשפט, פרטי בית המשפט, שמות הצדדים וכיו"ב) ונושא התכתובת, בכותרת המייל; מסמכים שנערכו על ידי עורכי הדין לקבלת הערות יועברו כקבצי Word ומסמכים אחרים בקבצים סרוקים (PDF, TIF וכיו"ב), כל מסמך בקובץ נפרד עם שם נפרד.

ככל שעורך הדין מבקש התייחסות חוזרת של היחידה או של המשרד הממשלתי, יש לציין זאת בכותרת הדואר האלקטרוני, ולהדגיש זאת בפתח הדואר האלקטרוני, תוך פירוט לוח הזמנים הרלוונטי.

42.   עורך הדין ינהל מעקב ורישום שוטפים של כל התיקים שהועברו לטיפולו, בגליון אלקטרוני שיכלול את הפרטים המנויים להלן,  ויגיש לקראת סוף כל שנה אזרחית, במועד שתקבע היחידה, פלט של הגליון בקובץ Excel ביחס לכל התיקים אשר בטיפולו.

ביחס לכל תיק ותיק ימולאו השדות הבאים:

מס' סידורי ומס' תיק ביחידה; שם המשרד ושם עורך הדין המטפל; תיק תביעה/הגנה; תחום משפטי; המשרד הממשלתי; המחוז הרלוונטי במשרד הממשלתי; איש הקשר במשרד הממשלתי ופרטי ההתקשרות עימו; תאריך פתיחת הליך; תיאור תמציתי של ההליך; מספר התיק; הערכאה ואזור השיפוט; שמות ומספרי זיהוי תובעים; שמות ומספרי זיהוי נתבעים; סוג הסעד; סכום התביעה או הסעד המבוקש; סטאטוס התיק; הליכים שננקטו בתיק; הערכת סיכוי/סיכון תמציתית עדכנית; התייחסות תמציתית להיתכנות פשרה; מספר שעות עבודה עד כה; מספר שעות עבודה כולל מוערך; הערות מיוחדות. 

והכל כדוגמת הטבלה המצורפת כנספח ה' לנוהל זה כחלק בלתי נפרד הימנו. 

43.   היחידה תקיים פגישות עיתיות עם עורכי הדין, על מנת לדון בתיקים שבטיפולם. עורכי הדין נדרשים לשתף פעולה עם היחידה בנושא זה, להגיע לפגישות האמורות, ולהעביר ליחידה כל מסמך נוסף שיידרש על ידה, לרבות עובר לקיום הפגישות, לצורך הכנת וייעול הדיון שיתקיים בהן.

44.   עורכי הדין נדרשים להשתתף בימי עיון והשתלמויות לעורכי הדין, כולם או חלקם, בתחומים כלליים או ספציפיים, הרלוונטיים לעבודתם כמייצגי המדינה כבאי כוח היועץ המשפטי לממשלה. עורכי הדין נדרשים לשתף פעולה עם היחידה בנושא זה, להגיע לימי העיון ולהשתלמויות שיערכו מעת לעת ולעמוד בדרישותיהם המקצועיות.   

45.   היחידה תשאף למסד אתר אינטרנט, עצמאי או כחלק מאתר האינטרנט של משרד המשפטים, לצורך עדכון עורכי הדין, שבו יפורסמו או יקושרו הנחיות ונהלים שונים, עדכונים משפטיים רלוונטיים, הודעות שונות וכיו"ב. עורכי הדין נדרשים להיכנס לאתר מעת לעת, להכיר את תכניו ולהתעדכן באמצעותו.

·   נספח א':הנחיות בתחום האזרחי מטעם היועץ המשפטי לממשלה ופרקליט המדינה

·    נספח ב':טופס העברת תיק לטיפול

·    נספח ג': טופס קבלת תיק לטיפול

·   נספח ד': דו"ח סיום טיפול בתיק
· נספח ה': דו"ח תקופתי