בשלב גיוס עובדים למקום עבודה חדש או לתפקיד חדש במקום העבודה, נאסף מידע אישי רב על מועמדים פוטנציאלים וכתנאי לקבלה לעבודה דורשים מעבידים רבים שהמועמדים למשרה יעברו מבחני מיון והתאמה.

הצורך בפרסום ההנחיה התגבש משום שלפי בדיקת רמו"ט לא כל מכוני המיון מקפידים על קיום הוראות חוק הגנת הפרטיות במידע הנאסף אצלם בעת עריכת בדיקות התאמה לעובדים - במיוחד ביחס למימוש זכות הנבדקים לעיין בתוצאות המבחנים וביחס לסוגי השימושים שעושים המכונים במידע.

ההנחיה מבהירה את מעמדם של המעסיקים ומכוני המיון ביחס למידע שנאסף על המועמדים ומפרטת אלו שימושים מותר למכונים לעשות במידע האישי הנצבר אצלם, מה תוכן ההסכמה שהמכון נדרש לקבל מן המועמדים כתנאי לעיבוד המידע, וכיצד על המכון לממש את זכותו של המועמד לעיין במידע האישי שנאסף עליו ולתקנו.

ההנחיה היא פרי של מגעים ממושכים שקיימה רמו"ט במשך מספר שנים עם מכוני המיון, מעבידים וגורמים אחרים בעלי עניין בנושא. בין השאר פרסמה הרשות שתי טיוטות של ההנחיה להערות הציבור, קיבלה תגובות והתייחסויות בכתב וניהלה סדרה של מפגשים עם בעלי העניין.

בין השאר קובעת ההנחיה:

כל מעביד ומכון מיון הפועל מטעמו, חייבים לאפשר למועמדים לעבודה שעברו מבחני מיון והתאמה לעיין ללא תשלום בחוות הדעת כפי שנמסרה למעביד שהזמין את המבדקים, ובמקרים המתאימים גם למסור להם העתק מחוות הדעת. רק במקרים חריגים הקבועים בחוק, לצורך מניעת נזק חמור לבריאות של הנבחן, ניתן לסרב לחשוף את המידע ישירות בפני הנבחן. בהסכמה מוקדמת של הנבדקים, ניתן להשמיט מחוות הדעת מספר מצומצם של נתונים החיוניים למניעת פגיעה במהימנות המבחנים או חשיפה של סודות מסחריים, בהתאם לתנאים המפורטים בהנחיה.

למכון המיון אין זכויות שימוש או עיבוד במידע על המועמד המופנה למבדקים אצלו, אלא לצרכיו ועל פי הגדרותיו של המעביד ששלח את המועמד למכון (בכפוף להוראות החוק והסכמת המועמד).

מכון המיון אינו רשאי להשתמש במידע אודות הנבחן למטרות נוספות, ובכלל זה מסירה למעסיק פוטנציאלי אחר, אלא אם הנבחן נתן הסכמה מודעת ונפרדת לכל שימוש ושימוש במידע, לאחר שנמסרה לו הודעה מפורטת כנדרש בחוק.

הסכמתו של מועמד לעבודה היא הכרחית כתנאי לאיסוף מידע אודותיו ולשימוש בו, אך אינה מספיקה. מבחינת דיני הפרטיות הסכמת המועמד יכולה להכשיר שימוש במידע אודותיו רק אם השימוש עומד גם במבחן התכלית הראויה ובמבחני המידתיות. זאת, מפני שבפני המועמדים המבקשים להתקבל למקום עבודה, אין ברירה אמיתית, אלא להסכים לביצוע מבדקים במכוני המיון אצל הגורם אליו הפנה אותם המעביד.

חובה למחוק את המידע על המועמד, או להפוך אותו לאנונימי לחלוטין, מיד כשהמידע אינו נחוץ עוד למימוש המטרה לה הסכים המועמד.

ההנחיה משקפת את הפרשנות המשפטית של הוראות הדין הקיים שתשמש את רשם מאגרי המידע, הפועל במסגרת רמו"ט, בעת ולצורך הפעלת מגוון הסמכויות המסורות לו בחוק.

יורם הכהן, ראש הרשות למשפט טכנולוגיה ומידע: "הנחיה זו היא תוצאת פיקוח שנעשה על ידי רמו"ט, אשר בעקבותיו הסתברו לנו כשלים בהגנת הפרטיות של מועמדים לעבודה העוברים מבדקים במכוני מיון. הנחיה זו מעצימה את מבקש העבודה במערכת יחסי הכוחות מול המעבידים ומכוני המיון, בנקודת זמן בה אין למועמד לעבודה את היכולת לעמוד על זכויותיו החוקיות לפרטיות".

>  לעיון בהנחיה המלאה