תפקידו של רשם המשכונות ליישם את הוראות חוק המשכון, תקנות המשכון וסדרי הרישום והעיון.
משכון שנרשם בלשכת רשם המשכונות החל מתאריך 1.4.1994, יופיע במאגר המידע הממוחשב והארצי. משכון שנרשם משנת 1968 עד לתאריך 31.3.1994, קיים במאגר המידע הידני של רשם המשכונות שנוהל על ידי הנהלת בתי המשפט. מאגר זה כולל כרטיסיות, ספרים וקלסרים.
חוק המשכון קובע כי "משכון הוא שעבוד נכס כערובה לחיוב; הוא מזכה את הנושה להיפרע ממשכון אם לא סולק החיוב". בהתאם לכך, חוק המשכון נועד להסדיר את הקשרים שבין הנושה, החייב, נושים נוספים וכן את זכויות הנושה והרישומים הנדרשים להבטחת קשרים וזכויות אלה.
משכון נוצר בהסכם בין החייב לבין הנושה, ודי בהסכם כדי שהמשכון יהיה תקף ללא רישום, למקרה שהחייב הפר את חיובו כלפי הנושה. לא כך המצב לגבי נושים אחרים של החייב, כהגדרתם בחוק המשכון. כלפי אלה לא די בהסכם, ועל הנושה לנקוט בפעולה נוספת על מנת לשכלל את המשכון כלפיהם.
משמעות השכלול היא שהנושה יהיה עדיף על פני נושים אחרים של החייב, לגבי הנכס הממושכן, ויוכל להיפרע ממימוש הנכס הממושכן לפני הנושים האחרים. הדרך העיקרית של השכלול היא רישום המשכון בלשכת רשם המשכונות.
מטרת הרישום היא מתן פומבי לזכות השעבוד שיש לנושה בנכס ועל ידי כך להזהיר נושה אחר של החייב, שהנושה הקודם לו יפרע ראשון מהנכס הממושכן.
לאור מטרה זו ברור שמאגר המידע של רשם המשכונות פתוח לציבור ולכל אדם יש זכות לעיין בו על מנת לברר האם חייב מסוים שיעבד נכסיו לנושה אחר.
משנרשם משכון בלשכת רשם המשכונות קיימת ידיעה קונסטרוקטיבית לגבי תוכנו. כלומר, נושה ייחשב כיודע על המשכון גם אם לא בדק ולא ידע עליו כיון שכנושה זהיר היה עליו לעיין במאגר של רשם המשכונות.
מכאן שהנושה הראשון יצא ידי חובתו ברישום המשכון ועל כל נושה אחר מוטלת החובה לבדוק במאגר של רשם המשכונות את מצבו של החייב, אם הוא מבקש למנוע את הסיכון שהנכס המוצע לו כמשכון לא שעבד בעבר לאחר.
רוב ההוראות לעניין רישום המשכונות, כולל הקמתן של לשכות רשום המשכונות, מצויות בחוק המשכון, תשכ"ז- 1967, בתקנות המשכון (סדרי רישום ועיון) התשכ"ז-1967, וכן לתיקונים לתקנות אלה ממרס ומאי 1994, וכן בתשנ"ט-1999.
לשכת רשם המשכונות נבחרה לייצג את המשרד בשנת 1996 בתחרות לקבלת הפרס הלאומי לאיכות במגזר הציבורי, שמחולק מידי שנה מטעם משרד ראש הממשלה. לשם כך נחתמה אמנה שתחייב את לשכות רשם המשכונות בארץ לתת שירות יעיל, מהיר ואדיב לציבור הנזקק לשירותו.
לשכות רשם המשכונות קיימות בפריסה ארצית בחמישה מחוזות: ירושלים, תל אביב והמרכז, הצפון, חיפה והדרום, בהתאמה לבתי המשפט המחוזיים. החל מינואר משנת 2001 פועלות לשכות רשם המשכונות גם כלשכות רשם החברות.
בלשכות אלה ניתן לבצע את פעולות הרישום הבאות: הפקת נסחים, הודעה על העברת מניות, הודעה על הקצאת מניות, הודעה על מינוי וביטול של דירקטורים, הודעה על שינוי כתובת, רישום שעבודים וסילוקם.
כמו כן, בלשכות רשם המשכונות מתבצע רישום חברות חדשות לפי הפירוט הבא: